Kontaktieren Sie uns
Telefon: 0800 408 0000
Digitalisierung im öffentlichen Sektor
Starten Sie jetzt Ihre digitale Transformation – mit maßgeschneiderten Dokumenten- und Datenverwaltungslösungen für Kommunen, Städte und Behörden.
Kostenloses Angebot anfordernPublic sector
Ein neues Zeitalter im öffentlichen Sektor: die digitale Verwaltung
Mehr Kosteneffektivität, mehr Umweltschutz: Im öffentlichen Sektor ist der Druck groß, tiefgreifende Veränderungen umzusetzen. Dabei geht es darum, digitales Arbeiten zu ermöglichen und Büros zu verkleinern, den Zugang für Bürger:innen zu erleichtern, die Compliance zu verbessern und Automatisierung und KI sinnvoll einzusetzen.
Iron Mountain stellt bereits mehreren Organisationen aus dem öffentlichen Sektor maßgeschneiderte Dokumenten- und Datenverwaltungslösungen bereit. Damit können sie auch bei begrenztem Budget ihre Digitalisierung souverän angehen, sicheren Zugriff auf Daten ermöglichen und dabei alle EU-weiten und lokalen Richtlinien einhalten.
Im Rahmen des Global Privacy Program behalten wir den Überblick über gesetzgeberische und regulatorische Entwicklungen, beraten entsprechend und stellen sicher, dass der Datenschutz in der ganzen Organisation umgesetzt wird.
Wir arbeiten mit Sektoren, die für ihre Digitalisierungsprojekte Mittel aus dem ARF-Fonds abrufen können.
Onlinezugangsgesetz (OZG) – die Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat eine zentrale Bedeutung für die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland. Es trat 2017 in Kraft und verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Zunächst sollte dies bis 2022 erreicht werden. Aufgrund sehr unterschiedlicher Ausgangspunkte hinsichtlich der Digitalisierung, heterogener IT-Systeme und föderaler Strukturen wird jedoch noch bis heute an der Umsetzung gearbeitet.
Zu den wichtigsten Aspekten des OZG zählen:
- Förderung der Digitalisierung: Das OZG treibt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voran, indem es die Bereitstellung digitaler Verwaltungsdienste zwingend vorschreibt. Dies umfasst eine Vielzahl von Leistungen, von der Beantragung von Personalausweisen bis hin zu Baugenehmigungen.
- Verbesserung der Zugänglichkeit: Durch die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen sollen diese für Bürger:innen und Unternehmen einfacher, schneller und bequemer zugänglich werden. Online-Dienste können rund um die Uhr genutzt werden, was die Nutzung erheblich erleichtert.
- Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen trägt dazu bei, die Effizienz und Transparenz innerhalb der Verwaltung zu erhöhen. Durch automatisierte Abläufe und den Wegfall papierbasierter Prozesse können Zeit und Ressourcen eingespart werden.
- Sicherstellung der Rechts- und Datensicherheit: Im Rahmen des OZG müssen die angebotenen digitalen Verwaltungsdienste hohe Standards in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllen. Dies schafft Vertrauen bei den Nutzer:innen und stellt sicher, dass sensible Daten geschützt werden.
- Förderung der Interoperabilität: Ein weiteres Ziel des OZG ist es, die Interoperabilität zwischen den verschiedenen IT-Systemen der Verwaltungen zu gewährleisten. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Verwaltungsebenen und -bereichen.
- Innovationsförderung: Das OZG kann als Motor für Innovationen innerhalb der öffentlichen Verwaltung wirken. Durch die Einführung neuer Technologien und digitaler Prozesse werden traditionelle Arbeitsweisen modernisiert und verbessert.
Das Onlinezugangsgesetz teilt die zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen in 15 Themenfelder ein, die insgesamt 35 Lebenslagen und 17 Unternehmenslagen abdecken. Diese Struktur orientiert sich an den Bedürfnissen der Menschen, nicht an behördlichen Zuständigkeiten, um eine nutzer:innenfreundliche und effiziente Umsetzung zu gewährleisten. Im Folgenden stellen wir Ihnen unsere Lösungen für die digitale Verwaltung anhand der 15 Themenfelder vor.
Digitale Lösungen für die öffentlich Verwaltung
Kommunen verwalten täglich große Mengen sensibler Dokumente, von Arbeitsverträgen, über Rentenbescheide, bis hin zu individuellen Versicherungsunterlagen. Iron Mountain bietet eine umfassende digitale Archivierung und modernes Dokumentenmanagement, wodurch Papierakten sicher digitalisiert, strukturiert abgelegt und dauerhaft zugänglich gemacht werden. Diese Digitalisierung der Verwaltung ermöglicht schnelle Bearbeitungszeiten, spart wertvollen Büroraum und stellt sicher, dass alle Prozesse datenschutzkonform sind. Insbesondere bei Rentenanträgen und Übergängen in den Ruhestand profitieren Bürger:innen von kürzeren Bearbeitungszeiten, weniger bürokratischem Aufwand und einer verbesserten Nachvollziehbarkeit ihrer Dokumente. Von der Dokumentenannahme bis hin zur Digitalisierung, Klassifizierung und sicheren Vernichtung deckt unsere Lösung für die digitale Poststelle die komplette Bearbeitung, beispielsweise von Arbeitslosengeldanträgen, ab.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Die Digitalisierung von Bauakten stellt Städte vor erhebliche Herausforderungen, insbesondere aufgrund der schieren Menge an Dokumenten, die digitalisiert werden müssen. Diese Aufgabe erfordert nicht nur technologische Lösungen, sondern auch eine effektive Verwaltung und sichere Speicherung der Daten. Iron Mountain hat hierfür maßgeschneiderte Lösungen entwickelt, die den gesamten Digitalisierungsprozess effizient gestalten und dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Darüber hinaus sind Genehmigungsverfahren im Bauwesen oft komplex, langwierig und papierlastig. Auch in diesem Zusammenhang digitalisiert und zentralisiert Iron Mountain Bauakten, Baupläne, Baugenehmigungen sowie Projektunterlagen. Dadurch können Bauvorhaben schneller bearbeitet und Genehmigungen transparenter nachvollzogen werden. Dies reduziert die Bearbeitungszeiten erheblich, schafft Übersichtlichkeit und sorgt dafür, dass Wohn- und Bauprojekte effizient und bürger:innenfreundlich realisiert werden.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Bildungseinrichtungen verwalten eine Vielzahl sensibler Unterlagen: Seien es Zeugnisse und Prüfungsergebnisse oder detaillierte Schüler:innenakten. Iron Mountain sichert und digitalisiert diese Bildungsunterlagen zuverlässig und revisionssicher. Dank der digitalen Archivierung sind Dokumente schnell auffindbar und können unkompliziert ausgetauscht werden. Bildungsträger profitieren von einer optimierten Verwaltungsstruktur, einem vereinfachten Datenaustausch mit Behörden und deutlich verringertem administrativem Aufwand, wodurch mehr Ressourcen für pädagogische Aufgaben frei werden. Speziell für Universitäten ist unsere Lösung Paperless University ein umfassendes Servicepaket, das die Abläufe auf dem Campus optimiert und die Erfahrungen von Studierenden und Mitarbeitenden verbessert. Gleichzeitig gewährleistet es die Einhaltung von Vorschriften. Wir helfen dabei, alle Studierenden- und Mitarbeitendeninformationen, einschließlich der Dokumente aus dem Backoffice, in einer konsolidierten digitalen Plattform zu erfassen.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Die Verwaltung von Ein- und Auswanderungsprozessen verlangt höchste Genauigkeit und langfristige Nachvollziehbarkeit. Für digitale Lösungen zur sicheren Archivierung und effizienten Verwaltung relevanter Dokumente wie Aufenthaltsgenehmigungen, Visa und Meldebescheinigungen ist Iron Mountain Experte. Die zentralisierte digitale Ablage ermöglicht Behörden eine schnelle Bearbeitung der Anträge, verbessert die Datensicherheit erheblich und sorgt für reibungslose, transparente und nachvollziehbare Abläufe. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung, denn gerade in Bezug auf Ausländerakten sehen sich viele Städte und Kommunen mit riesigen Papierbergen konfrontiert, die für die effektive Verwaltung digital verfügbar gemacht werden müssen. Dabei geht es nicht zuletzt darum, alle gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Familienbezogene Dienstleistungen und Dokumente, darunter Geburtsurkunden, Eltern- und Kindergeldanträge, erzeugen umfangreiche Dateimengen – oft noch verbunden mit viel Papier. Iron Mountain digitalisiert diese Verwaltungsprozesse vollständig, wodurch eine schnelle digitale Bearbeitung und sichere Dokumentation ermöglicht werden. Familien gewinnen Zeit durch die einfacheren Antragstellungen, beschleunigten Bearbeitungszeiten und eine übersichtliche Verwaltung ihrer personenbezogenen Dokumente, die jederzeit sicher und revisionskonform verfügbar sind. Unsere digitale Poststelle unterstützt Kommunen und Städte, indem Daten aus Formularen extrahiert werden, um Dienstleistungen zu beschleunigen und Prozesse zu vereinfachen.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Ihre Starthilfe für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung
Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die digitale Transformation im öffentlichen Sektor. Doch mit über 70 Jahren Erfahrung und Kund:innen auf der ganzen Welt steht Iron Mountain Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.
Mit unseren umfassenden Lösungen kümmern wir uns um alle Aspekte des Informationsmanagements. Dazu gehören die Einlagerung von Papierunterlagen, das Sortieren und Digitalisieren von Informationen sowie automatisierte Prozesse unter Einhaltung der Information Governance und Aufbewahrungsrichtlinien. Zudem übernehmen wir das Lifecycle Management, Recycling und Remarketing Ihrer IT-Assets.
Uns ist wichtig, mit unseren Dienstleistungen auch die Umwelt zu schützen und unserer sozialen Verantwortung gerecht zu werden. Das wiederum führt dazu, dass auch unsere Kund:innen ihre ESG-Ziele (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) schneller erreichen.
Informationen anfordern
Langfristige Planung, flexible Finanzierung
Wir wissen, dass Budgetverfügbarkeiten im öffentlichen Sektor unterschiedlich geplant sind. Deshalb bieten wir Ihnen flexible Zahlungsmodelle: Ob Sie große Projekte über mehrere Jahre hinweg finanzieren möchten oder verfügbares Budget bereits jetzt für ein langfristiges Vorhaben nutzen wollen – wir passen uns Ihrer Planung an. So können Sie Digitalisierungsvorhaben zeitnah realisieren und zugleich haushaltskonform bleiben.
Digitale Transformation im Konsulat
Iron Mountain hat bereits mit Konsulaten mehrerer grosser EU-Länder zusammengearbeitet und deren Akten und Datenmanagement erfolgreich digitalisiert.
Post digitalisieren mit Digital Mail
Setzen Sie mit Iron Mountain Ihre digitale Poststelle um.
Digitale Kreditorenbuchhaltung
SaaS-Lösung für automatisierte Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und einen reibungsloseren, schnelleren Monatsabschluss.
