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Soluciones digitales

Solución de procesamiento de facturas de Iron Mountain

Mejora tus operaciones de cuentas por pagar con una gestión de procesamiento de facturas segura y automatizada

La necesidad estratégica de modernizar las cuentas por pagar

El rol de las cuentas por pagar (AP) está cambiando rápidamente de una función administrativa transaccional a una necesidad estratégica para optimizar la rentabilidad y el flujo de caja. Sin embargo, las ineficiencias siguen obstaculizando a los equipos de AP. El 82 % de los equipos de AP aún ingresan las facturas de forma manual, con una dedicación del 56 % en más de 10 horas semanales en tareas manuales.1 La manipulación excesiva de documentos, el ingreso repetitivo de datos y los sistemas almacenados en silos consumen tiempo valioso, lo que limita la participación estratégica. Estos procesos manuales llevan a errores humanos, imprecisiones en los pagos y relaciones forzadas con los proveedores, con un 39 % de facturas con errores accidentales debido a procesos manuales.2

Además, las excepciones frecuentes, las aprobaciones prolongadas y la visibilidad de datos limitada impiden que los equipos de AP tomen decisiones financieras oportunas y fundamentadas, y aprovechen oportunidades estratégicas.

Iron Mountain Workflow Automation Contract Management
  • 82%

    of AP teams still manually input invoices

    Source
  • 56%

    spending over 10 hours weekly on manual tasks

    Source
  • 39%

    of invoices containing errors due to manual processes

    Source

Eleva el nivel del departamento de cuentas por pagar con la automatización impulsada por IA

La solución digital de procesamiento de facturas de Iron Mountain, basada en la Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP) puede ayudarte con lo siguiente:

  • Haz que el procesamiento de facturas sea más transparente: controla el procesamiento de facturas a través de un portal centralizado con acceso basado en roles. Integra sistemas para una vista unificada, personaliza los flujos de trabajo y haz un seguimiento de los pagos con un registro de auditoría claro.
  • Mejora la precisión y el control financiero: utiliza la IA para automatizar la extracción de datos de facturas y el cotejo tridimensional a fin de eliminar errores manuales. Codifica facturas de órdenes que no son de compra, lo que proporciona información rápida para optimizar tu flujo de caja.
  • Aumenta la eficiencia y reduce los costos: accede y busca facturas fácilmente en un portal en la nube. La digitalización y la automatización agilizan las aprobaciones. Crea reglas y excepciones, lo que permite el cumplimiento y la privacidad de los datos.

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The results speak for themselves

Overcoming Critical Accounts Payable Challenges

What if you could:

Use a scalable, centralized, and AI-powered system to:

  • Gain comprehensive oversight and control over your invoice lifecycle so that all digital and physical documents are easily accessible and managed. Dramatically reduce manual errors and discrepancies by intelligently validating and reconciling invoice data against purchasing and receiving information. Streamline and accelerate invoice approvals, freeing up your team from tedious administrative tasks to focus on more strategic financial initiatives.
  • Dramatically reduce manual errors and discrepancies by intelligently validating and reconciling invoice data against purchasing and receiving information.
  • Streamline and accelerate invoice approvals, freeing up your team from tedious administrative tasks to focus on more strategic financial initiatives.

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The Iron Mountain Invoice Processing Solution

Our Invoice Processing Solution is built on the Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP), a scalable, end-to-end software-as-a-service (SaaS) platform. It transforms physical invoices into actionable digital assets and automates document-centric workflows. The solution automates key AP functions, including data entry, approvals, reconciliation, and workflows. It strengthens the information management capabilities that may be lacking in your existing AP ecosystem by providing pre-built connectors, workflows, document types, metadata, retention rules, and AI prompts.

Our Invoice Processing solution helps you:mountain ranges

  • Gain control by managing digital and physical documents in a single, user-friendly portal.
  • Provide easy, role-based access for authorized users to streamline invoice retrieval and eliminate delays.
  • Customize workflows and approval processes to your specific business rules for accurate routing and prompt approvals.
  • Break down information silos through seamless integration with existing accounting systems, providing a centralized view of all relevant data.
  • Effortlessly track the flow of invoice handling and payments to gain a clear audit trail and improve accountability.
  • Achieve superior data integrity with AI-driven intelligent document processing (IDP), which automatically extracts invoice information, virtually eliminating manual data entry errors.
  • Use automated three-way matching to validate invoice data against your purchasing and receiving data, ensuring only valid and correctly fulfilled orders are paid.
  • For non-purchase order (PO) invoices, AI agents automate the assignment of relevant accounting dimensions to line items, significantly reducing time-consuming exceptions.
  • Generate fast insights to optimize cash flow, prioritize work, and improve supplier relationships.
  • Enable authorized users to easily access and search for invoices via a single cloud-based portal on InSight DXP.
  • Streamline approvals by sorting and organizing invoices with minimal effort through digitization and workflow automation.
  • Allow AP staff to focus only on tasks requiring human intervention by using robust business rules to automatically flag and route exceptions to the appropriate users.
  • Manage and enforce obligations for relevant content by enabling compliance with industry standards and systematically applying retention and data privacy policies.

La ventaja de Iron Mountain

La ventaja que Iron Mountain ofrece a sus socios radica en nuestra plataforma InSight DXP de escala sin precedentes, que proporciona una solución completa e integral para transformar tus procesos de cuentas por pagar.

Reserva sin compromiso una sesión de prueba para conocer nuestra plataforma y acelera tu transformación digital.

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